Persönliche Notizen und Wertungen des Sachbearbeiters oder des Amtes können aus der (aus Papier bestehenden) Leistungsakte entfernt werden.
Das ist normal. War bei uns in der Stadtverwaltung auch so.
Ich hatte z.B. einen notorischen Querulanten im Obdach, der grundsätzlich alles in Frage stellte. Er packte sein Zimmer mit hunderten unzulässiger Möbel und Elektrogeräte voll (gegen die Hausordnung), und das in einem Altbau. Es gab nur noch ienen schmalen Weg durch den ganzen Kram, der bis zur Decke auf 3,60m gestapelt war. Als wir evrlangten, er soll das reduzieren weil sonst der Boden durchbrechen könnte, wollte er den Nachweiss dass wir Statiker sind. Wegen der Überlastung der Elektrischen Leitung mit bis zu 15 laufenden Geräten pro Wandsteckdose, wegen derer andauernd die Sicherungen rausflogen, wollte einen Nachweiss dqass wir Elektriker sind und er die Sicherungsdefekte verursacht hat. Er schrieb ständig Briefe und Mails an das Bürgermeisterbüro, die Presse und weiss der Geier wen noch. Jeder Vorgang erforderte eine langwierige schriftliche Rechtfertigung, die jedes Mal die gesamte Hierarchie runter und wieder rauf musste.
Davon abgesehen, dass ich jedem der ein Amt ärgern will, genau diese Methode von dem Messie empfehle, kann ich aus damaliger Behördensicht noch angeben, wie man da mit der Akte verfährt:
Die Akte muss korrekt geführt sein, nach den Standards udn Verwaltungsvorschriften. Sie darf keine handschriftlichen Wertungen enthalten. Sie muss jedes Mal zur Rechtsstelle um dort geprüft zu werden, wenn der Klient Klage erhebt. Ausserdem muss sie jederzeit in einwandfreiem Zustand dem Vorgesetzten vorgelegt werden können, sofern der Klient Akteneinsicht verlangt. Eine Akte des Sozialamtes muss binnen einer Stunde vorlagefertig sein, auch wenn der Klient verstirbt und die Sachgebietsleitung darin kontrollieren will, ob der zuständige Sozialarbeiter den Todesfall hätte verhindern können und somit abgemahnt wird.
Gerichtsfeste Akten enthalten daher niemal nie irgendwelche Schmiernotizen! Das wäre dem Amt peinlich und der Vorgesetzte müsste sich anhören, er habe seinen Scheissladen nicht im Griff. Da der Vorgesetzte noch eine Weile dort sitzen will (unbefristete Stelle!) und möglichst die Treppe rauf fallen möchte, wäre eine Dienstaufsichtsbeschwerde wegen vorschriftswidriger Aktenführung ein unverzeihlicher Makel.
Grüsse - CN